Medidas para la mejora de la gestión documental y la transparencia en ANECA

El área de gestión documental y archivo de ANECA trabaja para desarrollar un Cuadro de Clasificación, para garantizar un adecuado tratamiento técnico en materia de gestión documental: un sistema homogéneo y permanente de clasificación para todos los documentos generados y gestionados por la Agencia, en el ejercicio de sus competencias.

La necesidad de esta herramienta respondía no solo a necesidades internas, sino a aquellas derivadas de los cambios normativos en los programas, y a las continuas modificaciones estructurales de ANECA a lo largo de los años (la vinculación a 7 distintos departamentos ministeriales en apenas 20 años o el paso de la Fundación a la Agencia en 2015). El cuadro, entendido como pilar para la gestión documental, permitirá sostener un sistema de información que resulte válido para todos los documentos de la organización, sin importar las modificaciones administrativas, las funciones desarrolladas o los procedimientos que han creado los documentos, tanto ahora como en el pasado. 

El Cuadro de Clasificación documental sigue un criterio de clasificación funcional (los elementos se clasifican de acuerdo con las funciones desarrolladas dentro de la Agencia, con independencia de los posibles cambios orgánicos de la misma), será una herramienta fundamental en la toma de decisiones estratégicas que permitan mejorar la calidad de los servicios prestados al público. Este documento que ha sido aprobado este mes de octubre por la Dirección pretende desplegarse de manera gradual a lo largo de 2025 y 2026, acompañado del plan de transformación digital de la Agencia.

Algunas de las ventajas intrínsecas de la nueva herramienta de gestión documental son:

• Proporciona vínculos entre los documentos simples que se acumulan para proporcionar evidencia de las actividades.
• Asegura que los documentos son ordenados y nombrados de una forma consistente a lo largo del tiempo
• Facilita la recuperación de todos los documentos relacionados con una misma función o actividad concreta.
• Determina niveles de seguridad en la protección y acceso adecuado a los documentos por categorías, asignando permisos de acceso y consulta específicos por actividad y no por materia.
• Determinar acciones de valoración, medidas de conservación permanente o períodos de eliminación adecuados para cada documento.
• Distribuye las responsabilidades para la gestión de categorías de los documentos en el conjunto de la organización.

Por otro lado, el desarrollo de esta herramienta permitirá integrar a ANECA como parte de la Administración General del Estado en materia de Archivos y Patrimonio Documental, siguiendo lo establecido por la Ley 16/1985 de 20 de junio, de Patrimonio Histórico Español, según la cual: “Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público”. El nuevo Cuadro de Clasificación permitirá organizar de manera eficiente el acceso, tratamiento y control de la información y documentación generada por ANECA dentro del marco normativo establecido, e integrándola en el Sistema Español de Archivos de la Administración General del Estado (Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre).

El cuadro, además, estará a disposición de los ciudadanos a través del Censo Guía de Archivos, en virtud de las dos normas antes citadas, y cuya elaboración y mantenimiento se realiza a través del Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura. 

Por estos motivos, este sistema de clasificación supone también un ejercicio activo de transparencia, garantizando así el derecho fundamental de las/los ciudadanos de acceso a la información pública, previsto en la Constitución Española."

Dado que la documentación que ha generado, genera y generará ANECA es ope-legis patrimonio documental, no solo debe ser sometida a un control (y ejercicio de transparencia) a través del Censo Guía, sino que además, ningún documento pasado o futuro va a poderse eliminar sin el dictamen pertinente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, la CSCDA, órgano colegiado donde la Agencia también se ha integrado en este 2024.

Con esta nueva herramienta, ANECA busca garantizar una adecuada organización interna y un adecuado tratamiento técnico durante la producción de las evidencias documentales de su actividad, apoyado en diversas aplicaciones informáticas y sistemas de información, como su archivo y conservación a medio y largo plazo hasta que se pueda o no eliminar. Este Cuadro de Clasificación se desarrolla en colaboración con las unidades TIC y el personal responsable de las unidades de negocio. Su explotación, unida a otras herramientas a desarrollar, como una política de gestión documental y/u otra de explotación de datos, y el proceso de digitalización que experimenta actualmente la Agencia, debería convertir a largo plazo a esta organización en un referente dentro de la Administración General del Estado.